Kedves Partnerszervezeteink! A tavalyi projektzárás után arra kérünk benneteket, ...
AJÁNLOTT MÓDSZEREK - Ezeket a módszereket, ízelítőként tesszük közzé, hogy mindenki használhassa a munkája során. Elsősorban a projekttervezés és pályázatíráshoz alkalmazhatóak ezek a módszerek hatékonyan. Programunk egyik célja, hogy a civil szervezetek tudjanak felkészülni és képessé váljanak EU-s források megpályázására és lehívására, amely megyénkben különösen alacsony szinten történt az elmúlt években. Reméljük, hogy a kapott szakmai fejlesztés ezt segíti a jövőben partnerszervezeteink számára. Az itt felsoroltak csak egy- kettő a rendelkezésre álló módszerek közül.
Műhelymunka-sorozat - A szakmai stáb a projekt előtt szakmai felkészülésben vett részt és a projekt folyamán műhelymunka-sorozat keretein belül ellenőrizte és fejlesztette a szakmaiságot, azzal a céllal, hogy a bejutott szervezetek számára minél magasabb minőséget tudjon nyújtani. Az alábbiakban ezekről a műhelymunkákról olvashattok.
Tematikus tréningekről
A 2009 októberében kezdődő és 2010 júniusában befejeződő fejlesztési időszak tematikus tréningjeiről számolunk be a következőkben. Jó olvasást!
I. műhelymunka - 2009. április 18.
A műhelymunka célja kettős volt: egyrészt értékelni a beérkezett pályázatokat, és ezek mellett gyakorolni a diagnóziskészítést esettanulmányok segítségével. A beérkezett pályázatokat a trénerek egyénileg értékelték és benyomásaikról beszámoltak a csoport többi tagjának. A nyertes pályázatok kiértékelését követően a szervezeteket szétosztottuk a nyolc vezető trénernek, akik így már saját fejlesztendő szervezetükkel ismerkedhettek, közösen megbeszéltük, hogy melyik szervezetnél mire érdemes odafigyelni, hol lehetnek a diagnózisban és a fejlesztésben a kihívások. A nap második felében 2 kiscsoportban esettanulmányok segítségével dolgoztak a trénerek, feladatuk az volt, hogy az esettanulmányban szereplő szervezetet próbálják meg a szervezeti életcikluson elhelyezni, tárják fel a fő problémákat és határozzák meg a lehetséges fejlesztés főbb irányait. Ezt a feladatot élvezettel és sikeresen hajtották végre a kiscsoportok és remélhetőleg ez muníciót adott számukra a fejlesztendő szervezeteikkel való találkozáshoz, diagnosztizáláshoz.
II. műhelymunka - 2009. május 16.
A műhelymunka célja az első határidőre (2009. május 16.) elkészült szervezeti diagnózisok és fejlesztési javaslatok átbeszélése és a továbblépéshez szükséges tanácsadás volt. Örömmel állapítható meg, hogy az összes tréner határidőre elkészült az első két szervezeti átvilágítással, munkájuk alapos, és valóban a problémára koncentráló, azt feltáró volt. Az elkészült szervezeti átvilágítási jelentések nagy általánosságban korrektnek mondhatók, egy közös kihívással azonban szembe kell azonban néznie a trénereknek, hogy kevés az az információ, ami leírva szerepel, miközben egyértelmű, hogy a készítők sokkal többet tudnak, sokkal több háttér-információval rendelkeznek a vizsgált szervezetről. A kiegészítéshez szükséges információkat és segítséget megkapták, következik a munkák kiegészítése és megküldése a szervezeteknek. Van néhány szervezet, akik pontos diagnózisa még a szakmai vezetőnek is kihívás, ezeken a vezető trénerrel még közösen gondolkodunk, a többi szakmai anyag, újraolvasás után kiküldhető a szervezeteknek.
III. műhelymunka - 2009. június 20.
A műhelymunka céljai ezen a műhelymunkán az alábbiak voltak:
- az összes elkészült szervezeti diagnózis átnézése, valamint
- az átvilágításokhoz kapcsolódó már elkészült fejlesztési javaslatok átbeszélése, illetve
- tanácsadás a még előkészületben lévő fejlesztési javaslatokhoz.
Kevés kivétellel (leginkább a szervezeteknél történt csúszások miatt) az összes tréner határidőre elkészült a 4-4 szervezeti átvilágítási jelentéssel, és érezhetően nagyobb magabiztossággal és rutinnal dolgoznak, mint az elején. Sokkal jobban tudnak már kérdezni, rutinosabbak abban is, hogy miként kell úgy interjút készíteni, hogy a problémák valóban felszínre kerüljenek. Az előző műhelymunkán észrevételezett gyengébb írásbeliség sokat javult, elenyésző pontosításokat kellett végezni, amik inkább a megfogalmazások miatt fordulhattak elő, vagy tették nehezebben értelmezhetővé a jelentéseket. Sajnálatos (és szervezetfejlesztői szempontból tanulságos) eset az egyik szervezet visszalépése a programból. Az általuk felsorakoztatott indokok nem relevánsak és fontos itt megemlíteni, hogy a tréner az átvilágítási jelentésben korrektül és diplomatikusan fogalmazta meg a problémát, az anyag magas szakmaiságáért szakmai vezetőként vállalom a felelősséget. Dicséretes ugyanakkor, hogy a trénernek sikerült egy másik szervezetet bevonni a programba, és egy hetes csúszással elkészíteni egy 5. átvilágítási jelentést. A műhelymunka során a civil segédekkel újra átismételtük a stratégiai tervezés lépéseit, ez nemcsak a fejlesztési tervek elkészítéséhez nyújtott támpontokat, hanem a trénerek jövőbeli munkájához is, ahhoz az időszakhoz, amit majd a szervezetekkel egyénileg kell eltölteniük.
IV. Műhelymunka 2009. július 18.
A műhelymunka céljai az alábbiak voltak:
- az összes elkészült szervezeti diagnózis átnézés és az ehhez kapcsolódó fejlesztési javaslatok véglegesítése, valamint
- civil segédek felkészítése a szervezeteknél végzendő munkára
Örömmel állapítható meg, hogy a projektben résztvevő 32 szervezet átvilágítási jelentései és az ezekhez kapcsolódó fejlesztési tervek elkészültek. Több olyan eset is van, hogy a fejlesztendő szervezet már el is fogadta, vezető testülete jóváhagyta azt, több szervezetnél ez még folyamatban van. Tanulságos esetekkel is találkozhattunk, amikor a szervezetben különböző funkciót betöltő emberek nem azonos véleménnyel voltak az anyagról, így a vezető trénernek jó kihívás és tanulság volt a két felet úgy kompromisszumra bírni, hogy közben az általa kifejtett szakmai javaslat szakmaiságához ragaszkodik. A fenti esetből kiindulva, a műhelymunkának egy fontos momentuma volt, hogy átbeszéljünk további ehhez hasonló, lehetséges helyzeteket, hogy a trénerek minél jobban felkészülhessenek ezekre. A szervezetekkel végzendő munkák közül, megnéztük közösen, hogy mik a szervezetek vezető testületeivel (kuratórium, elnökség) szemben elvárandó szakmai minimumok. Megnéztük, azt is, hogy a stratégiai tervezés egyes lépései mennyi időt vesznek igénybe, hol lehet tematikusan a tervezett napokat elválasztani, mi fér bele az egyes szervezeteknek megajánlott napokba. Ez utóbbi gyakorlatnak kettős célja volt: egyrészt magabiztosságot adni a trénereknek a részletes agendák kidolgozásához, de ugyanakkor korrektül kommunikálni a szervezetek felé azt, hogy a 2-3-4 egyéni fejlesztési nappal, hova fog eljutni a folyamat. A trénereken megfigyelhető a szakmai magabiztosság, és ugyanakkor egy pici aggodalom is a leendő munkákkal kapcsolatban. Szakmai vezetőként azt gondolom, hogy fontos lépés lesz, ha ténylegesen elkezdik a munkát, hiszen így, már valós tapasztalatokra építve tudunk tovább haladni a civil segédek egyéni fejlődésében.
V. Műhelymunka 2009. augusztus 29-30. Gunaras
A műhelymunka céljai az alábbiak voltak:
- egyéni napokra felkészítő mini-tréning több témában (lásd részletesen az alábbiakban) valamint
- az egyéni fejlesztési napok részletes kidolgozása: napi, valamint blokkonkénti bontásban, az egyes blokkok céljainak, tartalmának és időkereteinek megtervezése, alkalmazni kívánt technikák végiggondolása.
Miután az előző műhelymunkára a trénerek elkészültek úgy az átvilágítási jelentéseikkel, mint a fejlesztési javaslataikkal, nem maradt más hátra, mint jobban elmélyülni az olyan témákban, amik jellemzően felmerülhetnek az egyéni fejlesztések, tanácsadás során, valamint azon gondolkodni, hogy miként lehet a rendelkezésre álló napokat minél hatékonyabban kihasználni. Ezzel a segítséggel olyan kihívásokra próbáltunk válaszokat keresni, mint: az egyéni fejlesztéseken belüli helyes arányok megtalálása, az alultervezés, illetve a túltervezés kiküszöbölése, a magabiztosság erősítése, a tréneri „erőszakosság" mértéke, azaz, hogy mennyire érdemes bizonyos szakmai szempontokat minden áron keresztülvinni egy szervezeten. Mielőtt a tematikus tréningekbe belevágtunk volna, szakítottunk kevés időt az elmúlt félév értékelésére, szakmai vezetőként kíváncsi voltam arra, hogy az elmúlt időszak, az eddigi tapasztalatok hatására, valamint figyelembe véve a civil segédek egyéni fejlődési igényeit, mi az, amiben azt gondolják, hogy fejlődtek, mi az, amiben sokkal magabiztosabban mozognak, illetve próbáltunk összegyűjteni olyan dolgokat is, ami még mindig hiányzik, amiről szívesen tanulnának többet. Nagyon változó, hogy ki miben érzi erősebbnek magát és vitathatatlan a fejlődés, azonban még van tér az új ismereteknek, a csoport által jelzett vágyak említenék néhányat:
A tematikus blokkok az alábbi sorrendben, illetve tematikával kerültek terítékre:
Irányítás (irányító testületi munka és operatív vezetés)
- a vezetésben fellelhető szakmai szempontok dominanciájának feloldása, és a hangsúly eltolása a mindennapi működéssel összefüggő feladatok ellátása felé
- harmónia létrejöttének megteremtése a szakmai és az ún. menedzsment típusú feladatok (forrásteremtés, kapcsolattartás stb.) ellátásában
- a szervezeti kultúrának adekvát vezetési stílus és döntési eszközök bevezetése a szervezetben, a vezetői modellek ismertetése
- kuratóriumi munka, partneri viszony kiépítése a kuratórium és a menedzsment/stáb kapcsolatában
A műhelymunka során felmerült az irányítás és az operatív vezetés fogalmának dilemmája, amit a PQASSO nonprofit minőségbiztosítási rendszer sztenderdjeinek segítségével oldottunk fel.
Belső kommunikáció (azaz az SZMSZ-től a kávészünetig)
A szervezeti kultúra kérdőív gyakorlat bemutatása és megbeszélése után összegyűjtöttük az összes belső kommunikációs eszközt, ezek részletes leírásait a rendelkezésre bocsátott írásos segédanyag tartalmazza.
Civil szervezet külső kommunikációja - Olyan külső kommunikációról árulkodó, vagy ehhez szükséges eszközöket, „bizonyítékokat" gyűjtöttünk össze a partnerszervezetekre vonatkozóan, amelyet nemcsak a tematikus tréningen, hanem az egyéni tréningen is érdemes a partnerszervezettel (vezetőjével, vezetőségével) átgondolni. Ismertettem egy kommunikációs terv struktúráját, és a civil segédek feladatul kapták, hogy az adott szervezetekre vonatkozóan mindenki gondolja át, hogy milyen szinten kell a szervezetnek a külső kommunikáció. A szakmai tartalmak átadásán túl a műhelymunkán sor került a részletes képzési terv kidolgozására, annak beosztására, hogy melyik tematikus tréningen melyik civil-segéd lesz ott segéd-trénerként. Elkészültek továbbá a részletes fejlesztési tervek az egyéni napok tekintetében, így a projekt elért abba a jelentős szakaszába, amikor a valóságos fejlesztések kezdődnek. Ez igazi, kihívásokkal teli terepgyakorlat lesz a trénerek számára, amihez mind a szakmai vezető, mind a projektvezető állandó szakmai tanácsadást és lelki támaszt biztosít.
VI. Műhelymunka 2010. február 6.
A műhelymunka céljai az alábbiak voltak:
- az eddig eltelt, szervezetekkel eltöltött egyéni napok tapasztalatainak megbeszélése
- különleges, nehéz esetek, kihívások megbeszélése
- szupervízió kereteinek és ütemezésének megbeszélése
A trénerek hosszú idő találkoztak újra műhelymunka keretében és láthatóan nagyon örültek a lehetőségnek. A műhelymunka keretében elsősorban azokat a neuralgikus pontokat próbáltuk végigbeszélni, amelyek szakmai döntéseket, tanácsokat igényelnek. Több esetben előfordult, hogy a szervezettel nem lehet a tervezett ütemben haladni, vagy az előzően kigondolt munkamenet nem tartható, nem célravezető. Ezekkel kapcsolatban meghoztuk a döntést a további irányokról, áttervezésről. A nap második felében esetekkel dolgoztunk. A trénerek előzetesen azt kapták feladatként, hogy írjanak le egy nehéz helyzetet, amivel szembesülniük kellett az egyéni napok során. Ezekre a helyzetekre próbáltunk megoldási javaslatokat hozni („Én ezt úgy oldottam volna meg, hogy.) Az esethozó tréner csak a végén mondta el saját megoldását, így lehetőség volt egy adott helyzetre több megoldást, kimenetet is meghallgatni. Összességében elmondható, hogy a trénerek szakmailag mindent megtesznek az egyéni munkák során és jól kezelnek helyzeteket, persze azt is elismerik, hogy a tanulási folyamatuk nem ért véget, de roppantul élvezik ezt a munkát. Bízom benne, hogy a szupervíziós folyamat sokat fog segíteni az ő megerősítésükben és bátorításukban és egy sokkal tudatosabb szintre emeli őket a helyzetkezelésben és a saját szerepükre az adott helyzetben.
VII. Műhelymunka - 2010. július 3.
A műhelymunka céljai az alábbiak voltak:
Immár a folyamat végén jó volt újra látni a trénercsapatot, összesíteni tapasztalataikat, hallani sikereikről és kihívásaikról egyaránt. Mindenkiről elmondható, hogy sokat fejlődött a folyamat során, van akinél, azonban ez nem elegendő a későbbi önálló munkához és sajnos van olyan CivilSegéd is, akinek a készségei, képességei felhatalmaznák őt erre a munkára, de maga döntött úgy, hogy a nonprofit szervezetek fejlesztésében nem kíván a jövőben részt venni. Fontos eredménye ennek a folyamatnak az, hogy a nyolc trénerből marad egy 4-5 fős „mag" akik együttműködve, közös szellemi műhelyként kívánják ezt a munkát folytatni és segíteni a Tolna megyei civil szervezetek fejlődését. Bizalommal tölt el mindenkit az is, hogy ennek a folyamatnak hatására lesznek olyan új szervezetek is, akik akarnak fejlődni, értik és látják ennek fontosságát és életképes piacot biztosítanak a CivilSegédek számára. Az erre a napra tervezett pontokat sikerült teljesíteni, következik a záró konferencia, és ami ennél is izgalmasabb a projekt teljes értékelése.